Aktenscan Service der ODS GmbH
1. Was ist Aktendigitalisierung und wie funktioniert der Service bei der ODS GmbH?
Aktenscannen ist der Prozess, bei dem physische Dokumente und Akten in digitale Formate umgewandelt werden, um sie sicher zu speichern, leichter zugänglich zu machen und um Platz zu sparen. Bei der ODS GmbH bieten wir Ihnen einen unkomplizierten und sicheren Digitalisierungs-Service. Wir holen Ihre Akten ab, alternativ können Sie uns Ihre Dokumente zu senden oder bringen sie direkt zu uns, und wir kümmern uns um den Rest – vom Scannen bis hin zur digitalen Ablage.
2. Welche Arten von Dokumenten und Akten kann die ODS GmbH scannen?
Die ODS GmbH scannt alle Arten von Akten. Von losen Blattsammlungen, über Hängeregister bis zu Aktenordner, in jeglicher Breite. Dabei spielt es keine Rolle um welchen Inhalt es sich handelt oder wie Sie Ihre Unterlagen nennen:
- Vertragsordner
- Buchhaltungsordner
- Personalakten
- Mieterakten
- Korrespondenz
- Steuerunterlagen
- Unternehmensarchive
- Ordner mit Dokumenten, Baupläne und technische Zeichnungen
Und vieles mehr! Wenn Sie spezielle Anforderungen haben, kontaktieren Sie uns bitte.
3. In welchem Format erhalte ich die gescannten Dokumente?
Wir bieten verschiedene Formate für Ihre gescannten Dokumente an, einschließlich PDF, JPEG und TIFF. Wenn Sie ein spezielles Format oder eine bestimmte Struktur für die Dateien wünschen (z.B. durchsuchbare PDFs mit OCR), geben Sie uns einfach Bescheid. (wählen Sie den entsprechenden Punkt aus)
4. Wie funktioniert der Aktenscan-Service bei der ODS GmbH?
Der Ablauf bei der ODS GmbH ist einfach und effizient:
Dokumente abholen: Wir holen Ihre Dokumente bei Ihnen mit unserem hauseigenem Lieferservice ab oder Sie bringen die Akten in unser Büro. Für Abholungen außerhalb Berlins beauftragen wir einen Partner oder Sie verpacken die Ordner. Wir organisieren die Abholung via DHL. Sie drucken nur noch die Label und übergeben alles an den DHL Fahrer.
Scannen: Wir scannen Ihre Dokumente mit modernen Geräten und in höchster Qualität, nach Ihren Wünschen.
Speicherung: Die gescannten Dateien werden nach Ihren Vorgaben gespeichert und in das gewünschte Format umgewandelt.
Übertragung: Wir stellen Ihnen die gescannten Dokumente über unseren sicheren ODS Transfer-Server, per SFTP, oder auf einem externen Speichermedium zur Verfügung.
Dokumente abholen: Wir holen Ihre Dokumente bei Ihnen mit unserem hauseigenem Lieferservice ab oder Sie bringen die Akten in unser Büro. Für Abholungen außerhalb Berlins beauftragen wir einen Partner oder Sie verpacken die Ordner. Wir organisieren die Abholung via DHL. Sie drucken nur noch die Label und übergeben alles an den DHL Fahrer.
Scannen: Wir scannen Ihre Dokumente mit modernen Geräten und in höchster Qualität, nach Ihren Wünschen.
Speicherung: Die gescannten Dateien werden nach Ihren Vorgaben gespeichert und in das gewünschte Format umgewandelt.
Übertragung: Wir stellen Ihnen die gescannten Dokumente über unseren sicheren ODS Transfer-Server, per SFTP, oder auf einem externen Speichermedium zur Verfügung.
5. Wie sichert die ODS GmbH meine Daten während des Scannens?
Datenschutz und Datensicherheit sind bei der ODS GmbH von höchster Bedeutung. Wir verwenden fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Dokumente während des gesamten Prozesses zu schützen. Alle Daten werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet und gespeichert. Wir arbeiten/zertifiziert nach ISO 9001 und ISO 27001 wir orientieren uns streng an den Richtlinien des BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen.
6. Was kostet der Aktenscan-Service der ODS GmbH?
Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie der Anzahl der zu scannenden Dokumente, dem gewünschten Format und zusätzlichen Optionen. Für ein genaues Angebot nutzen Sie unseren Shop oder kontaktieren Sie uns – wir erstellen Ihnen ein individuelles, transparentes Angebot.
7. Wie schnell kann ich mit der Fertigstellung meines Scans rechnen?
Die Bearbeitungszeit hängt vom Umfang Ihres Auftrags ab. Fragen Sie dazu bitte in unserem Fachbereich direkt an.
8. Was passiert mit meinen Originaldokumenten nach dem Scannen?
Nach dem Scannen haben Sie mehrere Optionen:
Rücksendung: Wir senden Ihnen die Originaldokumente auf Wunsch zurück.
Datenschutzgerechte Vernichtung: Falls gewünscht, kümmern wir uns um die sichere Entsorgung der Originaldokumente unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben und der gewünschten Schutzklasse.
Lagerung: Wenn Sie möchten, können wir Ihre Originaldokumente auch bei uns einlagern.
Rücksendung: Wir senden Ihnen die Originaldokumente auf Wunsch zurück.
Datenschutzgerechte Vernichtung: Falls gewünscht, kümmern wir uns um die sichere Entsorgung der Originaldokumente unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben und der gewünschten Schutzklasse.
Lagerung: Wenn Sie möchten, können wir Ihre Originaldokumente auch bei uns einlagern.
9. Kann die ODS GmbH auch große Mengen von Dokumenten scannen?
Ja, wir bieten auch Scandienste für große Volumen an. Egal, ob es sich um Archive oder umfangreiche Aktenbestände handelt – wir erstellen für Sie einen maßgeschneiderten Plan und ein Angebot, das auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.
10. Wie kann ich den Aktenscan-Service bei der ODS GmbH buchen?
Um unseren Service zu buchen, können Sie uns ganz einfach über unseren Shop, die Website, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl des besten Services für Ihre Bedürfnisse und erstellen ein individuelles Angebot.
11. Gibt es eine Mindestanzahl an Dokumenten, die ich scannen lassen muss?
Bei der ODS GmbH gibt es keine Mindestanzahl an Dokumenten. Wir bieten sowohl kleinen als auch großen Unternehmen den passenden Service, unabhängig von der Menge der zu scannenden Akten.
